¿QUE
ES UN PORTAFOLIO?
Es
una técnica usada para explorar oportunidades de inversión con el objetivo de
sensibilizar las oportunidades que maximizar el valor de la inversión.
Un portafolio debe reflejar la intención y
dirección estratégica de una organización o individuos es donde se identifican
las oportunidades se toman las decisiones de inversión y se asignan los recursos.
¿Qué
es un portafolio de proyectos?
Es una colección de proyectos - programas, y otro
tipo de labor el cual es agrupado el manejo efectivo del trabajo orientado a
conseguir metas estratégicas de negocio.
La
Administración del Portafolio de Proyectos, también conocido en Ingles como
Project Portfolio Management (PPM) es un proceso administrativo designado a
ayudar a una organización a adquirir y ver información acerca de todos sus
proyectos y programas, luego priorizar cada proyecto de acuerdo a ciertos
criterios tales como valor estratégico, impacto en recursos, costos etc. Los
objetivos son variados:
1) identificar,
priorizar autorizar, administrar y controlar para lograr los estratégicos
objetivos de negocios.
2) Ser consciente de
todos los proyectos listados en el portafolio.
3) desarrollar una
visión general y un conocimiento profundo de la colección de proyectos como un
todo.
Los
portafolios pueden contener proyectos y programas. Estos proyectos y programas
no necesariamente deben estar interrelacionados o directamente relacionados. La
importancia de lograr la excelencia de una apropiada Administración del
portafolio de proyectos en la organización donde se está implementando radica
en la directa comunicación de la oficina estratégica, y la oficina de proyectos
(PMO)
Parte
de la funciones de una PMO es poner en práctica las áreas de conocimiento del
Project Management representadas en el gráfico en color azul, e interactuar con
las responsabilidades que están dentro de su alcance en la organización.
No
existe un número ideal de integrantes en una PMO, esto depende de la cantidad
de proyectos que estén a su cargo y de la complejidad de los proyectos. Puede
haber una variada modalidad de trabajo, por ejemplo que la PMO funcione como
“Consultoría” de los coordinadores de proyectos que dependen de otra gerencia,
y la PMO brinde soporte metodológico y capacitaciones.
Otra
modalidad es que la PMO sea responsable de toda la cartera de proyectos,
definición de estándares de calidad, políticas y medición de performance de PM.
O
que cumpla una modalidad mixta (consultoría y responsable de la cartera de
proyectos) teniendo a su cargo toda la responsabilidad de la gestión de
recursos y proyectos.
En
conclusión la oficina de gestión de proyectos (PMO) es un punto estratégico en
el área de tecnología (cuando es explotada correctamente) y un posible
semillero de futuros líderes, ya que la experiencia adquirida en ella es muy
valiosa para el Management de TI.
En
mi opinión una mayor interrelación con el área financiera de la organización
podría cambiar la perspectiva de la PMO, y pasar a ser un complemento
estratégico de la empresa y no solo un área de servicio para TI. Sería ideal
que los profesionales de la PMO cuenten no solo con conocimiento y experiencia
en gestión de proyectos, como sucede en la actualidad, sino que la organización
podría encontrar valor agregado, si éstos profesionales poseen además, una
formación en administración de empresas, logrando de ésta manera tener la
distinción de observar e interpretar las necesidades del negocio con una visión
de largo plazo
¿Qué es la Gestión de portafolio?
La
gestión del portafolio es un conjunto integrado de procesos clave, los
cuales cuando son aplicados
consistentemente permiten al negocio seleccionar y ejecutar inversiones para
obtener un mayor valor También es el manejo centralizado de uno o más portafolios
y envuelven la identificación, priorizan,
autorización, gestión y control de proyectos programas y otros trabajos
relacionados para alcanzar las metas estratégicas de negocios.
Una
organización gestiona de forma efectiva su portafolio de proyectos cuando los
proyectos que forman el portafolio cumplen tres condiciones:
- Están alineados estratégicamente.
- Maximización de valor.
- El conjunto de proyectos está balanceado
Las
5 fases esenciales para la gestión de proyectos
El
proceso para la gestión de proyectos que hoy proponemos es válido para
cualquier tipo de empresa y proyecto, aunque es especialmente adecuado para los
proyectos it o de ingeniería.
Puedes
profundizar en este proceso a través de la Guía de recomendaciones para la
definición de un proceso de gestión de proyectos.
1.
Análisis de viabilidad del proyecto
Es
la fase primigenia de cualquier proyecto y su objetivo es analizar si la
empresa debe o no embarcarse en dicho proyecto, pues en ciertas ocasiones la
empresa puede tener más problemas que beneficios a la hora de realizar un
proyecto.
El
análisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades:
- Creación del registro de seguimiento en la herramienta de gestión de la empresa.
- Análisis previo del alcance del proyecto.
- Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto.
- Análisis de viabilidad de acuerdo a plazos, coste y calidad.
Si
el análisis de viabilidad es positivo, es decir, no existen motivos iniciales
para no abordar el proyecto, podemos pasar a la 2ª fase del proceso.
2.
Planificación detallada del trabajo a realizar
El
objetivo de esta fase es definir con el máximo detalle posible las tareas a
realizar y los recursos necesarios para llevar a buen término el proyecto. Un
error de cálculo en esta fase puede ser muy dañino para la empresa.
Las
actividades clave en esta etapa son:
- nálisis del alcance del proyecto.
- Realización de estimaciones de esfuerzo, costes y recursos.
- Definición del plan de proyecto.
- Negociación del contrato.
Si
finalmente el proyecto es aprobado, debe plasmarse en un contrato que recoja
todos los términos del acuerdo.
3.
Ejecución del proyecto
La
tercera fase de la gestión de proyectos es donde las empresas despliegan todo
su Know how (conocimiento) y donde menos problemas suelen encontrar.
Las
actividades principales de esta etapa son:
- Establecimiento del entorno de trabajo.
- Asignación de las tareas planificadas a los recursos disponibles.
- Ejecución de las tareas planificadas.
- Gestión de las peticiones de cambio.
- De forma paralela a esta fase, es necesario realizar un seguimiento y control del proyecto que velará por el cumplimiento de la planificación y la calidad del trabajo realizado. De manera que se detecten las desviaciones antes de que se conviertan en un problema para el éxito del proyecto.
4.
Seguimiento y control del trabajo
Esta
etapa, junto a la de planificación detallada, es una de las más importantes
para el éxito del proyecto, y por desgracia también una de las más denostadas.
En
esta fase se realizan esencialmente 4 tipo de actividades:
- Seguimiento de tareas e hitos planificados.
- Gestión de entregables (incluido control de la calidad).
- Gestión de incidencias.
- Generación de informes de seguimiento.
5. Cierre del proyecto
El
objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar
que no quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase
suele ejecutarse a través de un checklist o lista de control.
DIFERENCIA
ENTRE LA GESTIÓN DE PROYECTOS A GESTIÓN DE PORTAFOLIOS.
Ø métricas
de beneficio financiero
Ø iniciativa
de recursos
Ø esfuerzos
redundantes dependientes y conflictos
alineación de estrategias.
Los
componentes de portafolio deben ser
revisados y validados en relación con los siguientes aspectos:
- Alimentación de componentes con la estrategia corporativa
- Diabilidad de los componentes en base a los indicadores
- Valor y relación con los componentes de otros portafolios.
- Recursos disponibles y prioridades del portafolio.
- Adicciones y eliminaciones de componentes del portafolio.
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